Algemene voorwaarden
Inhoud
artikel 1
Deze voorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening door X-Academy vzw (hierna ‘XAC’ genoemd).
De deelnemer zal voorafgaand aan de inschrijving kennis nemen van de algemene voorwaarden die door de deelnemer aanvaard moeten worden alvorens een effectieve inschrijving.
Informatieverplichtingen
artikel 2
Om de inschrijving correct te laten verlopen is het noodzakelijk dat de deelnemer de nodige en gevraagde informatie correct verstrekt aan XAC.
De deelnemer is verplicht om de correcte informatie te verstrekken bij het online inschrijven.
Indien foutieve informatie wordt verstrekt aan XAC, behoudt XAC zich hetzij het recht voor om met onmiddellijke ingang de deelname te annuleren, hetzij bijkomende kosten aan te rekenen binnen de 5 werkdagen na het ontdekken van de foutieve informatie. Zo XAC met onmiddellijke ingang de deelname annuleert, blijft de integrale kostprijs verschuldigd.
De deelnemer verklaart dat hij de Nederlandse taal voldoende begrijpt. De deelnemer verklaart in goede gezondheid te zijn. De deelnemer verklaart kennis te hebben genomen van de sportbeoefening en activiteiten die tijdens de opleiding zullen plaatsvinden en verklaart fysiek en mentaal in staat te zijn hieraan naar behoren te kunnen deelnemen.
De deelnemer verklaart geïnformeerd te zijn dat voor reizen buiten België hij steeds in het bezit dient te zijn van minstens volgende documenten :
- identiteitskaart of paspoort
- de gegevens van zijn reisbijstandsverzekering
- die documenten die specifiek nodig zijn voor toegang of het verblijf van het bestemmingsland en de landen die worden doorkruist om de bestemming te bereiken.
Indien de deelname aan de opleiding niet of beperkt kan doorgaan door het ontbreken van één of meerdere van deze documenten, heeft de deelnemer geen recht op teruggave van de reeds betaalde inschrijvingsgelden.
XAC heeft het recht de vermelde tijdsbesteding aan te passen of te annuleren omwille van onvoorziene omstandigheden zoals bijvoorbeeld de weersverwachting of -situatie, logistieke moeilijkheden, overmacht, enz. en verbindt er zich toe om in de mate van het mogelijke een passend alternatief te voorzien. De deelnemer kan in dat geval geen enkele terugbetaling of andere schadevergoeding claimen.
Verzekeringen
artikel 3
Verzekering tegen sportongevallen:
Deelnemers zijn verplicht om een verzekering te hebben tegen sportongevallen, waarbij canyoning uitdrukkelijk gedekt wordt. Deelnemers dienen dit zelf te voorzien.
XAC stelt voor om de verzekering te nemen bij de Klim- en bergsportfederatie of een waardig alternatief.
Reisbijstandsverzekering:
In de deelnameprijs is er GEEN reisbijstandsverzekering of een verzekering voor alle risico’s inbegrepen.
XAC raadt aan om een reisbijstandsverzekering te nemen voor buitenlandse stages.
In de deelnameprijs is GEEN annulatieverzekering inbegrepen.
Reisovereenkomst
artikel 4
Bij akkoordverklaring via de website gaan de deelnemer en ondertekenaar akkoord met deze algemene voorwaarden. Kennelijke of druktechnische fouten zijn niet bindend voor de organisator.
Reiscontract en betaling van de reissom
artikel 5
Een aanvraag tot inschrijving gebeurt via de XAC-website waarbij het uitdrukkelijk akkoord wordt gevraagd met deze algemene voorwaarden en de deelnameprijs. Wanneer de aanvraag voldoet aan de voorwaarden, bevestigt XAC de reservering door het doormailen van de factuur voor de betreffende opleiding.
Een voorschot van 30% van het factuurbedrag dient betaald te worden bij reservering. Het overige bedrag dient minstens 42 dagen voor afreis betaald te worden.
Bij een betaling na de vervaldatum zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling een contractuele schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag en 10% contractuele intresten op jaarbasis verschuldigd.
Eventuele betwistingen omtrent de factuur dienen voor de reservering schriftelijk aan XAC te worden gemeld, zoniet worden ze voor ongeschreven gehouden.
In geval van een gerechtelijke procedure zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd en is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
Prijs
artikel 6
Ingevolge het sluiten van de overeenkomst, zijn de overeengekomen prijzen in principe vast. Prijsverhogingen zijn alleen toegestaan als rechtstreeks gevolg van veranderingen in:
De wisselkoersen die voor de opleiding van belang zijn.
Indien de prijsverhoging meer dan 8% op de totaalprijs van de opleiding bedraagt, kan de deelnemer hetzij de voorgestelde wijziging aanvaarden, hetzij binnen de 5 werkdagen na de kennisname van de prijsaanpassing de overeenkomst opzeggen zonder betaling van enige opzegvergoeding.
Aanvraag inschrijving
artikel 7
Iedere inschrijvingsaanvraag dient door XAC geaccepteerd te worden alvorens de inschrijving definitief is. XAC beschikt over een eerste termijn van 15 kalenderdagen na de datum van de inschrijvingsaanvraag. Na deze termijn wordt de inschrijving geacht aanvaard te zijn. Indien XAC na de initiële termijn kennis neemt van informatie die alsnog aanleiding geeft tot weigering van de inschrijvingsaanvraag, dient XAC deze beslissing binnen de 15 kalenderdagen na kennisname van deze informatie te nemen. Iedere weigering van een inschrijvingsaanvraag kan slechts gemotiveerd gebeuren. De inschrijver wordt binnen de termijn van 15 dagen op de hoogte gebracht van de motivering van de weigering. Redenen tot weigering zijn onder meer ernstige tekortkomingen in het gedrag van de aanvrager bij eerdere organisaties van XAC, het aankondigen van handelingen of gedragingen die de goede werking in het gedrang kunnen brengen, het fysiek of psychisch of op enige andere wijze ongeschikt zijn voor de organisatie waarvoor men zich wenst in te schrijven, enzovoort.
Annulering door deelnemer voor aanvang van de reis
artikel 8
Alle annulaties dienen aangetekend te worden verstuurd naar X-Academy, Kerkhofstraat 511, 2850 Boom (postdatum geldt als annulatiedatum). Daarnaast moet de annulatie meteen worden gemeld aan X-Academy, hetzij telefonisch of per e-mail (info@x-academy.be)
Bij iedere annulering dienen onderstaande annulatiekosten te worden betaald door de reiziger aan X-Academy, inclusief bij overmacht.
Bij iedere annulering, inclusief bij overmacht, ben je X-Academy volgende annuleringskosten verschuldigd:
Tot 211 dagen voor afreis (> 30 weken): €75pp
Vanaf 210e t.e.m. 64e dag voor afreis (30 tot 9 weken): €100pp
Vanaf 63e t.e.m. 50e dag voor afreis (9 tot 7 weken): 30% van de reissom (minimum €135 en maximum de totale reissom).
Vanaf 49e t.e.m. 36e dag voor afreis (7 tot 5 weken): 60% van de reissom (minimum €135 en maximum de totale reissom). Vanaf 35e t.e.m. 22e dag voor afreis (5 tot 3 weken): 75% van de reissom (minimum €135 en maximum de totale reissom). Vanaf 21e t.e.m. 15e dag voor afreis (3 tot 2 weken): 90% van de reissom (minimum €135 en maximum de totale reissom). Vanaf 14e dag voor afreis en no-show (≤ 2 weken): 100% van de reissom.
In geval van annulatie moet de totaalprijs van de reis binnen de twee weken na annulatie worden betaald. Het saldo wordt na onderzoek van het dossier, hetzij door X-Academy, hetzij door de verzekeringsmaatschappij teruggestort zonder dat de reiziger recht verwerft op interesten.
Annulering door XAC
artikel 9
XAC kan eveneens een einde stellen aan de overeenkomst in volgende gevallen:
Indien het aantal personen dat zich voor de opleiding heeft ingeschreven, kleiner is dan het in de overeenkomst vermelde minimumaantal en de deelnemer door XAC van de opzeg van de overeenkomst in kennis wordt gesteld binnen de in de overeenkomst bepaalde termijn, maar uiterlijk:
15 dagen vóór het begin van de opleiding van méér dan 6 dagen
48 uur vóór het begin van de opleiding die minder dan 2 dagen duren
Indien XAC de overeenkomst niet kan uitvoeren als gevolg van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden (overmacht) en hij de deelnemer en zonder de nodige vertraging en vóór het begin van de opleiding van in kennis stelt dat de overeenkomst wordt opgezegd.
Onder overmacht wordt o.a. verstaan: het intrekken van een vergunning, , abnormale of onvoorziene weersomstandigheden, rampen of beslissingen die door de overheid worden opgelegd waardoor de opleiding niet kan doorgaan.
Indien XAC overgaat tot annulatie van de overeenkomst cfr. het bovenstaande, betaalt XAC aan de deelnemer alle bedragen die hij voor de pakketreis heeft betaald volledig terug en dit zonder enige bijkomende schadevergoeding verschuldigd te zijn.
Aansprakelijkheid van de deelnemer
artikel 10
De deelnemer wordt aansprakelijk gesteld voor alle schade ingevolge het niet nakomen van zijn contractuele verplichtingen.
De deelnemer wordt eveneens aansprakelijk gesteld voor alle buitencontractuele schade veroorzaakt door zijn/haar toedoen en hierbij (morele en/of materiële) schade berokkend aan derden, goederen van derden of goederen van XAC.
Indien de deelnemer door zijn gedrag of handelen de veiligheid of integriteit van XAC, het personeel, begeleiders of andere deelnemers in het gedrang brengt, heeft XAC het recht om de deelnemer met onmiddellijke ingang uit te sluiten voor verdere deelname zonder gerechtigd te zijn op enige schadevergoeding of op terugbetaling van een deel of het geheel van de deelnameprijs en gekozen opties. Alle daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de desbetreffende deelnemer.
Aansprakelijkheid van XAC
artikel 10
XAC is gehouden tot naleving van haar contractuele verplichtingen tenzij:
Er sprake is van overmacht of een vreemde oorzaak.
Een deelnemer of derden verantwoordelijk is voor de tekortkoming in de uitvoering van het contract.
Behalve indien één van voormelde uitzonderingen van toepassing is, zal XAC bij schending van haar contractuele verplichtingen, overgaan tot vergoeding van de schade voor zover de deelnemer het bewijs leveren van fout – schade – oorzakelijk verband.
XAC is steeds verplicht de in nood verkerende deelnemer te helpen. Eventueel daaraan verbonden kosten kunnen op de deelnemer verhaald worden, mocht de deelnemer zelf verantwoordelijk zijn voor de tekortkoming.
XAC is niet verantwoordelijk voor diefstal, schade of verlies van persoonlijke bezittingen van de deelnemer en kan hiervoor ook niet aansprakelijk worden gesteld.
XAC-medewerkers en -monitoren zijn niet gerechtigd om enige uitspraak te doen aangaande aansprakelijkheid van de zijde van XAC.
Klachtenregeling
artikel 11
Indien de deelnemer een klacht heeft, nog voor de overeenkomst tot uitvoering is gekomen, dan dient hij zijn klacht schriftelijk te melden aan XAC via info@x-academy.be.
Klachten tijdens de bepaalde vakantieperiode moeten ter plaatse aan de XAC-vertegenwoordiging overgemaakt worden of schriftelijk worden gemeld aan XAC via info@x-academy.be en dit op een bewijskrachtige manier. Klachten dienen schriftelijk aan XAC meegedeeld te worden uiterlijk binnen de 8 dagen te rekenen vanaf het voorval waarop de klacht betrekking heeft. XAC verbindt er zich toe ter plaatse meteen de klacht te onderzoeken en er alles aan te doen een oplossing te zoeken. Indien de klacht ter plaatse niet adequaat kon worden opgelost of indien de deelnemer ter plaatse, om welke reden dan ook, niet in staat was zijn klacht bij de XAC-vertegenwoordiging neer te leggen, dient uiterlijk binnen een termijn van 28 kalenderdagen na de einddatum van de opleiding de klacht via e-mail naar info@x-academy.be of per aangetekend schrijven te worden ingediend. Bij een overschrijding van deze periode is de klacht niet meer ontvankelijk.
Portretrecht van deelnemers voor commerciële doeleinden
artikel 12
De deelnemers of hun wettelijke vertegenwoordigers geven door aanvaarding van deze voorwaarden de expliciete toestemming om foto’s en ander beeldmateriaal te maken en te publiceren. De betrokkene heeft te allen tijde recht op inzage en verbetering van de bewaarde persoonsgegevens.
Vertalen van communicatie
artikel 13
De communicatie met onze deelnemers gebeurt in het Nederlands. Al onze documenten zijn enkel beschikbaar in het Nederlands.
Privacy wetgeving
artikel 14
Indien u wenst deel te nemen aan een van de activiteiten van XAC, zal XAC persoonsgegevens van u verwerken. XAC houdt zich daarbij strikt aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). Hebt u nog vragen of wenst u uw rechten uit te oefenen kan u ons bereiken via info@x-academy.be.
Deelname na afwezigheid
Artikel 15
Wanneer je niet aan een deel van de opleiding kunt deelnemen (bijvoorbeeld aan de techniekdagen van een rope-opleiding), kan je uitzonderlijk toch deelnemen aan de opleiding onder de volgende voorwaarden:
- Je hebt hiervoor schriftelijke toestemming ontvangen van X-Academy (per e-mail).
- Je zorgt ervoor dat je de technieken die op deze voorbereidingsdagen gezien worden zelfstandig inhaalt en beheerst om zonder belemmering verder te kunnen gaan. Deze verantwoordelijkheid ligt volledig bij jou.
Indien de lesgever merkt dat het herhaaldelijk bijspijkeren van gemiste stof de voortgang van de groep sterk belemmert, behoudt deze zich het recht voor om je deelname tijdelijk op te schorten. In dit geval is het niet mogelijk om een vergoeding voor de opleidingskosten te ontvangen.